Polityka Prywatności AASystem P.S.A.

Na podstawie art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”), jesteśmy zobowiązani wykonać obowiązek informacyjny względem osób, których dane osobowe przetwarzamy. Niniejsza informacja uwzględnia główne aspekty związane z przetwarzaniem danych osobowych użytkowników strony internetowej https://www.aasystem.pl/ (dalej również „Strona”) oraz osób nawiązujących kontakt w jakiejkolwiek innej sprawie związanej z działalnością spółki AA System P.S.A.

Informacje ogólne, dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych zgodnie z RODO jest AASYSTEM PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Puławach, pod adresem: ul. Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z Siedzibą w Świdniku, VI Wydział Cywilny KRS, pod numerem KRS: 0001126354, o kapitale zakładowym 50,00 zł pokrytym w całości (zwana dalej również „Administratorem” lub „Spółką”).

W przypadku jakichkolwiek pytań związanych z niniejszym dokumentem, jak również przetwarzaniem Twoich danych osobowych, w każdej chwili możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem do korespondencji:  Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy lub adresem e-mailowym:info@aasystem.pl.

Najważniejsze zasady

Ochrona Twoich danych osobowych jest dla nas szczególnie ważna. Dokładamy wszelkiej staranności, aby Twoje dane osobowe pozostały poufne i bezpieczne, w szczególności odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione.

Spółka przetwarza Twoje dane osobowe wyłącznie w takim zakresie, jaki jest niezbędny do funkcjonowania Strony, współpracy Spółki z kontrahentami, podmiotami partnerskimi, urzędami i instytucjami publicznymi, jak również dokonywania innych czynności opisanych w niniejszym dokumencie. Przetwarzamy Twoje dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z RODO.

Podanie danych osobowych w większości przypadków jest dobrowolne. Jednakże nie przekazanie określonych, wskazanych w Polityce Prywatności danych osobowych będzie się wiązało z brakiem możliwości współpracy oraz kontaktu z Spółką.

Czym są dane osobowe oraz co stanowi ich przetwarzanie?

W myśl przepisów RODO „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Jako przetwarzanie danych osobowych należy rozumieć każdą czynność na danych osobowych, dokonywaną w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesyłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Cele przetwarzania danych osobowych

Cele przetwarzania danych osobowych zostały przedstawione w poniższej tabeli:

Dane przetwarzane w związku z funkcjonowaniem Strony	Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w celu: kontaktu za pośrednictwem formularza kontaktowego na Stronie analizy danych zbieranych automatycznie przy korzystaniu ze Strony.
Dane przetwarzane w związku ze współpracą biznesową ze Spółką	Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w celu: nawiązania kontaktu i współpracy, opracowywania ofert, przygotowywania i realizacji zamówień, przeprowadzanie ankiet oraz badań, prowadzenie korespondencji lub innej formy komunikacji z kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych komunikatorów internetowych, wywiązywania się z nałożonych prawem obowiązków.
Inne cele przetwarzania	Twoje dane mogą być ponadto przetwarzane w celu: prowadzenia korespondencji lub innych form komunikacji w jakiejkolwiek sprawie związanej z działalnością Spółki Administrowanie, prowadzenia rekrutacji,w celach archiwalnych i dowodowych.

Szczegółowy opis celów przetwarzania danych osobowych

W związku z funkcjonowaniem Strony, Twoje dane osobowe są lub mogą być przetwarzane przez nas w następujących celach:

• kontakt za pośrednictwem formularza kontaktowego na Stronie

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest Twoja zgoda wynikająca z zainicjowania kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a także nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości nawiązywania nowej współpracy Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przetwarzamy dane osobowe w postaci imienia, adresu e-mail oraz ewentualnych innych danych wskazanych dobrowolnie w wiadomości. Twoje dane będą przetwarzane również po zakończeniu kontaktu, w różnych celach, w zależności od tego, co było przedmiotem korespondencji. Podstawą prawną takiego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony cel w postaci archiwizacji korespondencji na potrzeby wykazania jej przebiegu w przyszłości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli zdecydujesz się na współpracę z Spółką, podstawą przetwarzania będzie realizacja współpracy (art. 6 ust. 1 lit b RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, aby zainicjować kontakt za pośrednictwem formularza kontaktowego;

• analizowanie danych zbieranych automatycznie przy korzystaniu ze Strony

Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu, wyrażającego się w zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania Strony oraz prowadzenia statystyk jej wyświetlania. W ramach analizy przetwarzane są dane osobowe dotyczące numeru IP urządzenia, z którego korzystasz ze Strony oraz dane dotyczące Twojej aktywności na Stronie. Przetwarzane w ten sposób dane osobowe nie są jednak nigdzie zapisywane i archiwizowane.

• nawiązanie kontaktu i współpracy

Przetwarzamy Twoje dane osobowe niezbędne do zainicjowania współpracy: imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (nr telefonu, służbowy adres e-mail, NIP, adres rejestrowy przedsiębiorstwa). Podstawą przetwarzania danych jest:

– zawarcie i wykonanie umów pomiędzy Spółką a jej kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

– prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne, aby nawiązać z nami kontakt i współpracę.

W przypadku nawiązania z nami współpracy (w tym wdrożenia oferowanego przez Spółkę systemu) dane osobowe są lub mogą być przetwarzane przez nas w następujących celach:

• utworzenie konta dla użytkownika w systemie

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w postaci imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz numeru telefonu.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zawarcie i wykonanie umów pomiędzy Spółką a jej kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

Podanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne, aby utworzyć konto w systemie.

• realizacja i przetwarzanie płatności za oferowane usługi

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w postaci imienia i nazwiska, adresu e-mail oraz numeru telefonu.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:

–  zawarcie i wykonanie umów pomiędzy Spółką a jej kontrahentami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

– realizacja prawnych obowiązków ciążących na Administratorze danych ( z art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

• wywiązania się z nałożonych prawem obowiązków

Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje: imię i nazwisko, dane adresowe (lub rejestrowe przedsiębiorstwa), numer telefonu, adres e-mail, numer PESEL, NIP, numer rachunku bankowego, ewentualnie inne dane osobowe wymagane przez obowiązujące przepisy. Podstawą przetwarzania Twoich danych jest wywiązanie się z nałożonych na Spółkę obowiązków, przewidzianych przepisami prawa, w szczególności przepisami o rachunkowości, przepisami z zakresu prawa podatkowego oraz przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i zwalczaniu terroryzmu (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Jeśli współpracujesz z Spółką, w szczególności realizujesz na jej rzecz odpłatne usługi lub innego rodzaju świadczenia, Twoje dane mogą być przetwarzane w celu:

• zawarcie i wykonanie umowy

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w celu podjęcia czynności niezbędnych do zawarcia umowy, której jesteś stroną, a następnie w celu jej należytego wykonania i rozliczenia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W powyższym celu przetwarzamy dane osobowe w zakresie: imienia i nazwiska, nazwy, danych adresowych, nr telefonu, adresu e-mail, nr PESEL, NIP, REGON, numeru rachunku bankowego, ewentualnie inne informacje podane przez Ciebie w związku ze współpracą. W przypadku, gdy jesteś pracownikami strony umowy, która jest lub ma być zawarta z Spółką, Twoje dane osobowe są przetwarzane w ramach naszego prawnie uzasadnionego interesu związanego z zawarciem i wykonaniem umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne, aby zawrzeć umowę;

wywiązywanie się z nałożonych prawem obowiązków

Twoje dane mogą być przetwarzane również w celu wywiązania się z nałożonych na nas obowiązków, przewidzianych przepisami prawa, w szczególności w celu przekazania Twoich danych na potrzeby ewentualnych postępowań sądowych, administracyjnych, bądź innych postępowań przed organami państwowymi, a także w celu wywiązania się z obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości i prawa podatkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Przetwarzanie danych osobowych stanowi w tych przypadkach obowiązek wynikający z przepisów prawa.

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane także w innych celach, do których należą:

• prowadzenia korespondencji lub innej formy komunikacji w jakiejkolwiek sprawie związanej z działalnością Spółki

Twoje dane mogą być przetwarzane przez nas w celu kontaktu pisemnego, telefonicznego lub elektronicznego, korespondencji lub komunikacji związanej z działalnością Spółki. Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje: imię i nazwisko, nazwa, dane adresowe, numerr telefonu, adres e-mail, ewentualnie inne dane podane przez Ciebie w korespondencji.

Podstawą przetwarzania jest w takiej sytuacji nasz prawnie uzasadniony interes związany z kontaktem w sprawie współpracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli to Ty zaczynasz rozmowę, Twoje dane osobowe będą przetwarzane na podstawie zgody wynikającej z zainicjowania kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

•  cele archiwalne i dowodowe

Twoje dane mogą być przetwarzane w celach archiwalnych i dowodowych, na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b i f RODO). Zarchiwizowane w ten sposób dane mogą służyć w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami lub zarzutami.

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane również w innych celach, w takim wypadku każdorazowo otrzymasz od nas informację na ten temat, w sposób zgodny z obowiązkiem informacyjnym wynikającym z RODO (art. 13 i 14 RODO).

Okres przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe będą przetwarzane odpowiedni czas, w zależności od celu, dla którego dane osobowe zostały zebrane:

Funkcjonowanie Strony:

• dane przetwarzane w celu kontaktu za pośrednictwem formularza kontaktowego na Stronie – przetwarzamy Twoje dane przez czas prowadzenia korespondencji oraz po jej zakończeniu, przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu Spółki, nie dłużej jednak niż do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z korespondencją.

Współpraca z Spółką:

• dane przetwarzane w celu nawiązania kontaktu i współpracy – przetwarzamy Twoje dane – przetwarzamy Twoje dane do czasu zakończenia współpracy, a po tym czasie archiwizowane do czasu przedawnienia roszczeń wynikających lub mogących wyniknąć ze współpracy oraz przez wymagany przepisami prawa czas przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych związanych ze współpracą;
• dane przetwarzane w celu wywiązywania się z nałożonych prawem obowiązków – Twoje dane są przetwarzaneprzez okres przechowywania dowodów potwierdzających wywiązanie się przez Spółkę z obowiązków prawnych, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia tych obowiązków.

Współpraca z podmiotami, które świadczą usługi dla Spółki:

• dane przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy – przetwarzamy Twoje dane do czasu przedawnienia roszczeń wynikających lub mogących wyniknąć z umowy lub przez wymagany przepisami prawa okres obowiązkowego przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy – w zależności od tego, które z tych zdarzeń będzie trwać dłużej;
• dane przetwarzane w celu wywiązania się z nałożonych prawem obowiązków – Twoje dane są przetwarzane przez okres przechowywania dowodów potwierdzających wywiązanie się przez Spółkę z obowiązków prawnych, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia tych obowiązków.

Inne cele przetwarzania:

• dane przetwarzane w celu prowadzenia korespondencji lub innej formy komunikacji w jakiejkolwiek sprawie związanej z działalnością Spółki – przetwarzamy Twoje dane osobowe przez czas prowadzenia korespondencji oraz po jej zakończeniu, przez okres istnienia naszego prawnie uzasadnionego interesu, nie dłużej jednak niż do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z korespondencją
• dane przetwarzanie w celach archiwalnych i dowodowych – Twoje dane są przetwarzane do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub wymaganej przepisami prawa archiwizacji dokumentów – w zależności od tego, które ze zdarzeń będzie trwać dłużej.

Z jakich źródeł pozyskujemy dane osobowe?

Dane osobowe, które posiadamy pochodzą przede wszystkim od Ciebie.

Jeśli dane nie zostały przekazane przez Ciebie, mogą one pochodzić z następujących źródeł:

• od osób, które przekażą Twoje dane np. w korespondencji,
• ze źródeł publicznych, w szczególności z danych zamieszczonych na ogólnodostępnych stronach internetowych, w tym z ogólnodostępnych ewidencji, rejestrów i baz, w tym CEIDG, KRS, bazy REGON, etc.

Odbiorcy danych osobowych

Starannie dobiera podmioty, z którymi współpracuje lub z których usług korzysta przy przetwarzaniu danych osobowych, dążąc do zapewnienia należącym do Państwa danym osobowym maksymalnej ochrony.

Nie udostępniamy Twoich danych podmiotom trzecim, chyba że jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowego przetwarzania danych osobowych i prowadzenia naszej działalności. Dane są lub mogą być udostępniane lub powierzane następującym podmiotom:

• upoważnionym współpracownikom Spółki,
• odbiorcom danych osobowych:
  • podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi pocztowe i kurierskie,
  • bankom (w celu dokonywania rozliczeń pieniężnych),
  • podmiotom, wobec których Spółką jest zobowiązana przekazać dane osobowe na mocy powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
  • podmiotom przetwarzającym (na podstawie zawartych umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych):
  • podmiotom, które mogą uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych przy świadczeniu na rzecz Administratora usług hostingu, dostarczania poczty elektronicznej i innych elektronicznych środków komunikacji, obsługujących wykorzystywane przez Administratora bazy danych i systemy informatyczne,
• podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi księgowe,

Możemy przekazywać Twoje dane osobowe do krajów trzecich wyłącznie w przypadku korzystania z systemów informatycznych dostarczanych przez podmioty mające siedzibę poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym albo gdy  wynika to z powszechnie obowiązujących przepisów prawa unijnego bądź krajowego.

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

W zakresie w jakim przetwarzamy Twoje dane osobowe w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Sprzeciw może zostać wniesiony w dowolnej formie, w tym na dane do kontaktu wskazane w pkt I powyżej.

Inne uprawnienia w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Spółkę

RODO przyznaje Ci następujące uprawnienia związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

• prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych,
• prawo do żądania sprostowania danych osobowych,
• prawo do żądania usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym)
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych.

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody możesz w dowolnym momencie, bez podania przyczyny, cofnąć udzieloną zgodę, w dowolnej formie, w szczególności zaś wysyłając do nas e-mail na dane wskazane w pkt I powyżej. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Masz także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznasz, że przetwarzanie przez Spółkę Twoich danych narusza przepisy prawa (https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt). 

Nie wszystkie uprawnienia, o których mowa w ust. 1 będą przysługiwać Ci w odniesieniu do każdego przypadku przetwarzania. Jest to zależne od rodzaju przetwarzania i jego podstawy prawnej.

W  oparciu  o  Twoje  dane  osobowe  Administrator  nie  będzie  podejmował  wobec  Ciebie  zautomatyzowanych  decyzji,  w  tym  decyzji  będących  wynikiem  profilowania

Bezpieczeństwo Danych osobowych

Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że Dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.

Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.

Postanowienia końcowe

Korzystając ze Strony, jak również współpracując lub komunikując się z Spółką w jakiejkolwiek sprawie masz obowiązek przestrzegać prawa oraz dobrych obyczajów, jak również szanować dane osobowe, prawa autorskie oraz dobra osobiste osób trzecich.

Zakres działalności Spółki może się zmieniać i rozwijać, a wraz z tym rozwojem będzie się zmieniać także Polityka Prywatności. O zakresie i treści tych zmian będziemy informować na Stronie oraz wykonywać w odpowiednim zakresie obowiązek informacyjny.

Zmiany Polityki prywatności

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.

Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od 01.01.2025 r.